เหตุใด “การวิเคราะห์ 5 ทำไม” จึงเป็นเรื่องยาก😓?

จากประสบการณ์ที่เป็นผู้จัดการโรงงานมาอย่างยาวนาน ครั้งนี้ผมอยากจะพูดถึง "การวิเคราะห์ทำไมทำไม" ซึ่งอาจดูยากสำหรับเจ้าหน้าที่ด้านการจัดการคุณภาพทางเทคนิค

"การวิเคราะห์ทำไมทำไม" เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการค้นหาสาเหตุที่แท้จริงของปัญหา แต่เมื่อถึงเวลาต้องทำจริง หลายคนก็มักจะพบกับความยากลำบาก โดยเฉพาะการไม่รู้ว่าจะหยุดที่ตรงไหน หรือหาสาเหตุเจอแล้วแต่ยังไม่รู้สึกพอใจ

สิ่งแรกที่สำคัญคือการทำให้ชัดเจนว่าเราถาม "ทำไม" เพื่ออะไร หากจุดประสงค์ของการวิเคราะห์ไม่ชัดเจน มันจะจบแค่การถาม "ทำไม" ซ้ำ ๆ จุดประสงค์ของการวิเคราะห์คือการค้นหาสาเหตุที่แท้จริงของปัญหา และหามาตรการป้องกันการเกิดซ้ำ การตระหนักถึงจุดประสงค์นี้ช่วยให้เราสามารถมุ่งตรงไปยังแก่นของปัญหาได้

การถาม "ทำไม" ซ้ำ ๆ 5 ครั้งนั้นมักจะถูกแนะนำ แต่ไม่จำเป็นต้องยึดติดกับจำนวน 5 ครั้ง สิ่งที่สำคัญจริง ๆ คือการไล่ล่าหาสาเหตุจนกว่าจะเข้าใจ นอกจากนี้การแบ่งปันกับทีมก็ช่วยได้ เพราะมุมมองที่แตกต่างและความคิดใหม่ ๆ อาจจะเกิดขึ้นได้ การอธิบายปัญหาให้คนอื่นฟังยังช่วยให้เราเข้าใจปัญหาได้ลึกซึ้งขึ้น และอาจพบจุดที่พลาดไป

อีกสิ่งหนึ่งที่แนะนำในการทำ "การวิเคราะห์ทำไมทำไม" คือการ "ดูสถานที่จริง" การไปยังสถานที่ที่ปัญหาเกิดขึ้น และเห็นสถานการณ์ด้วยตาตัวเองนั้นเป็นขั้นตอนที่ขาดไม่ได้ในการวิเคราะห์ ข้อมูลที่ได้รับจากสถานที่จริงเป็นกุญแจสำคัญในการค้นหาสาเหตุที่แท้จริง ตัวอย่างเช่น ถ้าเป็นการเสียของอุปกรณ์ การตรวจสอบว่าอะไหล่ใดเสีย และสถานการณ์เป็นอย่างไรจะทำให้เราเข้าใจได้ดีกว่าการคาดเดาบนโต๊ะทำงาน

อีกทั้งการแบ่งปัญหาออกเป็น 5M (คน เครื่องจักร วัสดุ วิธีการ สภาพแวดล้อม) ก็เป็นวิธีที่ดีในการมองหาสาเหตุ การพิจารณาจากมุมมองที่หลากหลายทำให้เราสามารถสังเกตเห็นปัจจัยที่ไม่คาดคิดได้ ตัวอย่างเช่น เราอาจคิดว่าปัญหาอยู่ที่ "เครื่องจักร" แต่ที่จริงแล้วมันเป็นเรื่องของ "วิธีการ" การใช้การวิเคราะห์ 5M ร่วมกันจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของ "การวิเคราะห์ทำไมทำไม"

บ่อยครั้ง เรามักสรุปง่าย ๆ ว่า "ขาดทักษะ" หรือ "ขาดการศึกษาและการฝึกอบรม" และเพียงแค่ให้ "การฝึกอบรมเพิ่มเติม" ซึ่งไม่ได้นำไปสู่การแก้ไขปัญหาหรือป้องกันการเกิดซ้ำเลย การชี้ไปที่การขาดทักษะนั้นไม่พอ เราต้องลึกไปถึงเหตุผลว่าทำไมทักษะถึงขาด ซึ่งอาจเป็นปัญหาในองค์กรหรือสภาพแวดล้อมที่ทำให้เกิดเหตุการณ์นี้ขึ้น หากสรุปว่าขาดการศึกษา เราต้องถามว่า ทำไมการศึกษาถึงไม่เป็นผล และจะทำอย่างไรให้การศึกษาเป็นประโยชน์ได้จริง

นอกจากนี้ การมีวิสัยทัศน์ที่ครอบคลุมทุกฝ่ายมักเป็นสิ่งจำเป็น ผู้จัดการต้องเข้ามามีส่วนร่วมอย่างกระตือรือร้นเพราะบางครั้งการแก้ปัญหาเพียงตัวบุคคลอาจทำได้ยาก ผมขอแนะนำให้เจ้าหน้าที่ทุกคนไม่ต้องเก็บปัญหาไว้คนเดียว ควรดึงหัวหน้าของท่านเข้ามาช่วยแก้ไข การได้รับการสนับสนุนจากผู้จัดการทำให้การแก้ปัญหามีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น และช่วยเสริมสร้างความเข้าใจร่วมกันในทีม

การบันทึกข้อมูลก็เป็นสิ่งที่สำคัญ การจดบันทึกการวิเคราะห์และข้อสรุปที่เกิดขึ้น ทำให้เราสามารถจัดการกับปัญหาที่คล้ายกันได้อย่างรวดเร็ว และยังช่วยให้เราพบกับจุดปรับปรุงเพิ่มเติมเมื่อมองย้อนกลับไป การแบ่งปันบันทึกกับทีมเพื่อให้ทุกคนมีความเข้าใจตรงกันก็เป็นสิ่งที่ช่วยในการป้องกันการเกิดซ้ำได้ดี

สุดท้ายนี้ จำไว้ว่า "สาเหตุไม่ได้มีแค่หนึ่ง" หลายครั้งสาเหตุต่าง ๆ มักจะเกี่ยวพันกัน ดังนั้น อย่ายึดติดกับคำตอบเดียว แต่ควรมองอย่างยืดหยุ่น ตัวอย่างเช่น หากเกิดของเสียขึ้นในสายการผลิต สาเหตุอาจไม่ใช่แค่เครื่องจักรเสีย แต่ยังอาจเกี่ยวข้องกับความผิดพลาดของผู้ปฏิบัติงาน ความบกพร่องของคู่มือการทำงาน หรือคุณภาพของวัสดุด้วย การเข้าใจปัญหาในภาพรวมและดำเนินการแก้ไขอย่างครอบคลุมจะช่วยให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีกว่า

งานด้านการจัดการคุณภาพทางเทคนิคไม่ใช่เรื่องง่าย แต่ผมหวังว่าเราจะสามารถใช้ "การวิเคราะห์ทำไมทำไม" ในการแก้ไขปัญหาในสถานที่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและก้าวหน้าไปทีละขั้นตอน แม้การวิเคราะห์อาจจะยากในบางครั้ง แต่ผลลัพธ์ที่รออยู่ข้างหน้านั้นยิ่งใหญ่ ความพยายามของทุกคนจะทำให้สถานที่ทำงานดีขึ้นและคุณภาพสูงขึ้นเรื่อย ๆ

สุดท้าย ผมขอให้ทุกท่านใช้ "การวิเคราะห์ทำไมทำไม" ไม่ใช่แค่เป็นเครื่องมือแก้ปัญหาเท่านั้น แต่ยังเป็นวิธีในการเสริมสร้างการสื่อสารภายในทีมอีกด้วย การที่ทุกคนในทีมร่วมกันคิดและแบ่งปันความคิดเห็น ทำให้เกิดความสามัคคีที่แข็งแกร่ง การวิเคราะห์ปัญหาร่วมกันช่วยให้ทุกคนเข้าใจกันและกัน และเป็นการเติบโตของทีมโดยรวม ผมขอเป็นกำลังใจให้ทุกท่านประสบความสำเร็จ!